SPIEGAZIONE E USO DI REPORT IN ACCESS
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REPORT
Un rendiconto o report permette di presentare i dati di un database in modo efficace e secondo un formato di stampa voluto. I report riassumono informazioni contenute in una o più tabelle sono strumenti per l’estrazione di informazioni del database e la loro esposizione . I dati da inserire in un report possono provenire da una tabella o da una query. A tali dati ne possono essere aggiunti ulteriori generati direttamente mediante la struttura stessa del report. Un report può essere creato definendo direttamente la struttura o più semplicemente ricorrendo all’autocomposizione. La struttura generata con l’autocomposizione può essere facilmente modificata per adattarla alle nuove esigenze. Per creare e salvare un report con procedura guidata procedi come segue: • Fai clic su report e poi doppio clic su Crea report mediante creazione guidata, oppure Nuovo Creazione guidata di report • Fai clic sulla feccia accanto alla casella Tabella/query e seleziona la tabella o la query su cui costruire i report - OK • Seleziona i campi da inserire; puoi includere anche campi appartenenti ad altre tabelle o query e premi Avanti • Specifica l’ordine dei report all’interno di ciascun gruppo ordinando in base ad un massimo di 4 campi e specificando l’ordine ascendente o discendente – Avanti • Scegli il layout e l’orientamento dei report - Avanti • Scegli lo stile dei report – Avanti • Nell’ultima finestra di dialogo assegna il nome ( ad es: “libri”) al report e indica se vuoi visualizzare una anteprima o la struttura – Fine Il report generato può essere modificato dal punto di vista grafico. Per modificare le proprietà di un oggetto fai doppio clic su di esso per aprire il foglio delle proprietà Fai clic sulla scheda che contiene le proprietà Fai clic sulla casella della proprietà da modificare e poi scegli una delle seguenti alternative: • Digita le informazioni o l’espressione da utilizzare • Se la casella presenta una freccia fai clic su di essa e scegli un valore • Se è presente un pulsante con tre puntini…a destra della casella fai clic su di esso per visualizzare un generatore o una finestra di dialogo che consente di scegliere un generatore. Quando hai terminato fai clic su chiudi quindi su Si per salvare le modifiche. Per cambiare aspetto grafico a un report richiama formattazione automatica dalla voce Formato e scegli il nuovo tipo di aspetto che desideri dare al report quindi premi OK Una delle impostazioni classiche che viene data ad un report è quella di presentare i dati in colonne e di inserire come intestazione di ogni colonna l’etichetta del campo. Per creare i gruppi devi impostare le relative proprietà nella finestra di dialogo Ordinamento e raggruppamento. All’interno della finestra costruisci l’elenco dei campi per i quali desideri generare un ordinamento. La priorità dell’ordinamento segue l’ordine dei campi nell’elenco. Una volta che hai deciso i campi e hai generato l’elenco imposta Intestazione (gruppo), Piè di Pagina(gruppo) o entrambi su Si. Dopo avere generato i gruppi torna alla visualizzazione Struttura del report chiudendo la finestra Ordinamento e raggruppamento e osserva come siano state create le intestazioni per ogni gruppo generato. Ora devi posizionare una casella di testo che identifica il gruppo della nuova intestazione di gruppo. Nella finestra Ordinamento e raggruppamento e anche possibile stabilire un ordinamento per gli elementi contenuti in ciascun gruppo. Per esempio se hai raggruppato un elenco di libri per editore, puoi decidere se presentare i libri in base all’autore in ordine alfabetico. Fai attenzione a non creare n nuovo gruppo quindi lascia intestazione( gruppo) e Piè di pagina(gruppo) su No Raggruppare alcuni record ti permette di ottenere subtotali e altri calcoli per ogni gruppo. Per esempio nel report descritto sopra potresti inserire una somma parziale, per ogni gruppo, del numero dei libri. Per prima cosa torna nella finestra Ordinamento e Raggruppamento e imposta Piè di Pagina (gruppo) una casella di testo. La casella generata dovrà contenere il numero dei libri calcolato mediante il conteggio dei titoli in ogni gruppo. Procedi come segue: • Seleziona la casella di testo e fai clic sul pulsante proprietà sulla barra degli strumenti, oppure visualizza – proprietà • Visualizza la scheda dati nella finestra delle proprietà • Nella casella delle proprietà Origine controllo digita l’espressione che ti permette di ottenere il valore desiderato • Visualizza il report come anteprima per verificare la correttezza del procedimento Nel ns esempio si lascia impostato il valore NO nella casella Somma parziale e si digita l’espressione =conteggio ([titolo]) nella casella origine controllo. Il risultato mostra sotto ogni gruppo il numero dei libri pubblicati dall’editore del gruppo. La quantità di funzioni che possono essere generate è estremamente elevata e puoi farti aiutare dal generatore di espressioni richiamabile facendo clic sul pulsante … presente a destra della casella Origine Controllo quando questa è selezionata. Vediamo le principali formule: • somma =Somma([campo1]:somma i valori presenti nel campo 1 =Somma([campo1]*[campo2]):somma i valori del campo1 moltiplicati per i valori del del campo 2 per ciascun record • minimo e massimo =Min([campo1]) oppure=Max([campo1]):indica il valore minimo o massimo fra quelli contenuti fra quelli contenuti nel campo 1 • media =Media([campo1]): restituisce il valore medio dei valori contenti nel campo1 • conteggio =Conteggio([campo1]): conta quanti record sono contenuti nel gruppo L’intestazione e il piè di pagina solo elementi che vengono inseriti automaticamente all’interno del report quando si usa la creazione guidata. Quando visualizzi un report in visualizzazione struttura access lo scompone in sezioni; puoi controllare quali elementi appaiano in ciascuna sezione e come essi siano formattati. Le sezioni relative a intestazioni e piè di pagina lavorano accoppiate. Le intestazioni report compariranno solo sulla prima pagina mentre il piè di pagina report compare solo sull’ultima Per modificare le proprietà dell’oggetto ad esempio farcene parte dell’intestazione….fai doppio clic su di esso per aprire il foglio delle proprietà. Puoi anche fare clic con il pulsante destro del mouse sull’oggetto e scegliere proprietà. Fai clic sulla scheda che contiene le proprietà desiderate. Fai clic sulla casella della proprietà da modificare e poi scegli una delle seguenti alternative: • digita le informazioni o l’espressione da utilizzare • se la casella presenta una freccia fai clic su di essa e scegli un valore • se è presente un pulsante con tre puntini a destra della casella fai clic su di esso per visualizzare un generatore o una finestra di dialogo che consente di scegliere un generatore. Quando hai terminato fai clic su Chiudi. Nel caso volessi aggiungere un controllo fai clic sul pulsante della casella degli strumenti corrispondente al controllo che vuoi aggiungere, per esempio una casella di testo una linea orizzontale o una forma. Trascina il puntatore del mouse sull’area dell’intestazione o del piè di pagina in cui vuoi che compaia il controllo. Per eliminare un report nella finestra database fai clic su report nella barra degli oggetti e premi Canc dalla tastiera oppure premi Elimina. Per confermare l’eliminazione premi Si. Non è possibile eliminare un report aperto…quindi assicurarsi che il report sia chiuso. I report in esecuzione non possono essere modificati, le uniche modifiche che si riescono a fare riguardano esclusivamente la struttura. Ogni volta che viene modificata la struttura è necessario salvare il report per poterlo riutilizzare con le caratteristiche impostate. Per salvare un report scegli salva dal menu File |